Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

2. A quién aplica

Esta política aplica a los datos personales de clientes, proveedores, empleados, contratistas, vendedores, aspirantes a vacantes y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos trate Distribuidora AR.CO en desarrollo de su actividad de distribución de alimentos en el Quindío y el Tolima.

3. Qué datos tratamos

• Identificación y contacto: nombre o razón social, tipo y número de identificación, dirección, municipio, teléfono, WhatsApp y correo electrónico.
• Comerciales y financieros: información del negocio, pedidos, facturas, cupo y plazo de crédito, cartera, pagos y referencias comerciales.
• Laborales (empleados y aspirantes): hoja de vida, datos de afiliación a seguridad social, cuenta bancaria para pagos y los demás necesarios para la relación laboral.
• De contacto por canales digitales: los datos que la persona nos comparte al escribirnos por WhatsApp o correo electrónico.

Este sitio web no tiene formularios ni recoge datos personales de forma automática. Los contactos se hacen por WhatsApp y correo electrónico, que son servicios de terceros con sus propias políticas.

4. Para qué los usamos

• Atender pedidos, despachar, facturar electrónicamente ante la DIAN y gestionar la cartera y los pagos.
• Crear y mantener la relación comercial: visitas del vendedor de zona, asignación de cupo y plazo, atención de garantías y devoluciones.
• Enviar la factura electrónica y comunicaciones sobre pedidos, pagos, precios o novedades del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y laborales.
• Gestionar la relación con proveedores y la vinculación y administración del personal.
• Atender consultas, quejas y reclamos.

5. Con quién compartimos los datos

Solo con quienes necesitan tratarlos para los fines anteriores, y bajo deberes de confidencialidad:

• La DIAN, a través de nuestro proveedor de facturación electrónica, para la expedición y validación de facturas, notas y documentos equivalentes.
• Nuestro software contable y de facturación y los proveedores de servicios tecnológicos que alojan nuestros sistemas y respaldos.
• Entidades financieras, pasarelas de pago y, cuando la ley lo exija, autoridades administrativas o judiciales.
• Entidades del sistema de seguridad social y demás a las que obliga la relación laboral.

Algunos de estos proveedores tecnológicos pueden almacenar la información en servidores fuera de Colombia. En esos casos se exige que ofrezcan niveles adecuados de protección y que la usen únicamente para prestarnos el servicio.

6. Autorización

El tratamiento se hace con la autorización previa, expresa e informada del titular, que puede darse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, por ejemplo al suministrar los datos para abrir un cupo o hacer un pedido. No se requiere autorización cuando la ley lo permite, como en el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

No tratamos datos de menores de edad. Solo tratamos datos sensibles cuando la ley lo exige dentro de la relación laboral, por ejemplo incapacidades, exámenes médicos ocupacionales y afiliaciones al sistema de seguridad social. En esos casos se tratan con acceso restringido y únicamente para cumplir esas obligaciones. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles fuera de lo que exige la ley.

7. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Cómo ejercerlos

Escríbenos a comprasdistriarco@gmail.com o entrega una comunicación en Cra. 12 # 6-76, Circasia, indicando tu nombre, número de identificación, un medio de contacto y lo que solicitas. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta la autorización o el documento que te faculte.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): si el reclamo está incompleto te lo pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes; si en dos (2) meses no lo completas, se entiende desistido. Se responde en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más con aviso previo.

9. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración de la información: control de acceso por usuario y contraseña a nuestros sistemas, respaldos, y deber de confidencialidad de empleados y proveedores. Los datos se conservan mientras dure la relación comercial o laboral y por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y laborales.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en este mismo sitio web antes de entrar en vigencia.